World Café pode ser modificado para satisfazer uma variedade de situações. Especificidades do contexto, números, finalidade, local e outras circunstâncias são tidos em conta dentro do convite, desenho e questão de cada evento.
Apesar disso, os cinco componentes seguintes fazem parte do modelo básico:
1) Ambiente: Criar um ambiente "especial", na maioria das vezes modelado após um café, ou seja, pequenas mesas redondas cobertas com uma toalha quadriculada ou toalha de linho branco, bloco de papel, canetas coloridas, um vaso de flores, e opcionalmente um "bastão da fala" (bastão que passa de mão em mão determinando a vez de cada um falar). Deve haver quatro cadeiras em cada mesa (preferencialmente) - e não mais do que cinco.
2) Boas-vindas e Introdução: O anfitrião começa com uma recepção calorosa e uma introdução ao processo de World Café, definindo o contexto, compartilhando o Cafe Etiquette, e coloca os participantes à vontade.
3) Rodadas de Grupos Pequenos: O processo começa com o primeiro de três ou mais rodadas de vinte minutos de conversa para o pequeno grupo, todos sentados em torno da mesa. No final dos vinte minutos, cada membro do grupo se move para uma mesa diferente. Eles podem ou não optar por deixar uma pessoa como o "host da mesa" para a próxima rodada, que acolhe o próximo grupo e o coloca a par brevemente sobre o que aconteceu na rodada anterior.
4) Perguntas: cada rodada é iniciada com uma pergunta especialmente criada para o contexto específico e propósito desejado do World Café. As mesmas perguntas podem ser utilizadas para mais de uma rodada, ou poem ser construídas em cima uns das outras para concentrar a conversa ou orientar a sua direção.
5) Colheita: Depois dos pequenos grupos (e/ ou entre as rodadas, conforme necessário), os indivíduos são convidados a compartilhar idéias ou outros resultados de suas conversas com o resto do grupo todo. Estes resultados refletem-se visualmente em uma variedade de formas, na maioria das vezes, utilizando de uma visualização gráfica na frente da sala. http://www.theworldcafe.com/ World